Relatórios de gestão

Três relatórios para a revisão das avenças de 2027: quanto tempo a equipa regista, em que o gasta, e quanto vale cada hora em cada cliente. Com filtros por consultor e por cliente em todas as páginas, e export CSV.

Estes ecrãs são uma maqueta, não a plataforma. Os nomes de clientes e todos os números são inventados, só para se ver a forma dos relatórios e decidir o que fica. Os nomes da equipa são os reais para o quadro se ler bem. Nada nos três relatórios foi lido da base de dados da FA: os números reais aparecem só na página "O que preciso da FA", e são contagens. Os números batem certo entre páginas porque saem todos da mesma fonte, tal como vai acontecer na plataforma.

Os sete pontos do email, e onde está cada um

a lista enviada depois da reunião de 20 de agosto

Cada ponto do email tem um sítio nestes ecrãs.

#	O que o email pede	Onde está
1	Taxa de ocupação: horas registadas, tempo total e percentagem de ocupação, contra uma referência de cerca de 40 horas por semana	Relatório 1: horas por consultor, por mês e por semana, referência editável e o cartão "Taxa de ocupação". Com o aviso sobre o que a percentagem mede enquanto a equipa registar só tempo de cliente.
2	Número de horas associadas a cada cliente	Relatório 1, secção "Por cliente": todos os clientes com tempo registado, não só os que têm avença, com o peso no total, a variação face ao mês anterior e a comparação com a média da tipologia. Ao escolher um cliente abre-se a ficha dele.
3	Análise das tarefas: o que a equipa regista e qual é o padrão	Relatório 2: horas por tipo de tarefa e por consultor, com a baliza do que está dentro da avença e a lista do que ficou de fora, linha a linha, com o estado da faturação.
4	Rentabilidade: o valor da avença a dividir pelas horas, por cliente	Relatório 3: euros por hora por cliente e por consultor, e as horas que a avença paga ao limiar escolhido, com o excesso ou a folga.
5	Identificação de linhas vermelhas: clientes abaixo de um valor por hora	Relatório 3: semáforo por cliente com limiar editável (25 €/h por defeito) e filtro "só vermelhos" ou "só verdes".
6	Filtros por consultor e por cliente	Nas três páginas: filtro por consultor e filtro por cliente. A escolha do cliente acompanha-vos de página para página: escolhe-se um cliente nas horas e salta-se para as tarefas ou para a rendibilidade dele.
7	Diferentes níveis de acesso	Quadro "Quem vê o quê", mais abaixo nesta página: admin e supervisor veem tudo; os account managers não veem esta secção. Fica também um nível opcional para mais tarde.
+	"Sugestões de outras métricas de gestão que achem relevantes"	Secção "Outras métricas de gestão que proponho", no fim desta página: quatro já estão na maqueta, seis ficam para decidir na reunião.

Horas registadas por consultor e por cliente

Horas por pessoa, por mês e por semana, contra uma referência de 40 horas semanais. Todos os clientes com tempo registado, com a ficha de cada um. Responde a "temos espaço para mais um cliente?" e a "quanto tempo gastamos com este cliente?".

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Padrão das tarefas e trabalho fora da avença

Em que se gasta o tempo, por tipo de tarefa e por consultor, com a baliza do que está dentro da avença. A lista do que ficou de fora é a lista de candidatos a faturar.

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Rendibilidade por cliente e por consultor

Avença mensal a dividir pelas horas gastas: euros por hora, com linhas vermelhas abaixo do limiar, as horas que a avença paga, e filtro para ver só as vermelhas ou só as verdes.

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O que preciso da FA

Três pedidos à equipa, com prazos sugeridos, sem os quais os relatórios medem pouco.

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Relatório mensal por email

Faz parte da proposta, em duas etapas: no dia 1 de cada mês, um resumo do mês anterior chega por email, escrito a partir dos números dos três relatórios. Com e sem inteligência artificial, lado a lado, para se ver a diferença.

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Como ler estes três relatórios juntos

O relatório 1 diz quanto tempo entra no sistema, e em que clientes. Hoje a equipa regista tempo de cliente, não o dia inteiro, por isso a percentagem contra as 40 horas diz mais sobre o hábito de registar do que sobre a carga real. É a primeira decisão a tomar.
O relatório 2 diz em que esse tempo se gasta e separa o que está dentro da avença do que está fora. O que está fora é trabalho já feito que pode não ter sido faturado.
O relatório 3 cruza as duas coisas com o dinheiro e diz quanto vale a hora em cada cliente, e quantas horas a avença paga. É o que serve para a revisão de avenças de outubro.

Todas as páginas têm filtros e export CSV a funcionar, para se experimentar o comportamento e não só o aspeto. O cliente escolhido numa página acompanha-vos para as outras duas.

Quem vê o quê

ponto 7 do email: níveis de acesso

Os relatórios ficam atrás do controlo de acesso que a plataforma já tem. Há dois níveis que interessam aqui: quem gere (admin e supervisor) e quem executa (account managers). O terceiro é opcional e fica para decidirem mais tarde.

Papel	Quem, hoje	Vê os relatórios	Exporta CSV	Preenche a coluna "Faturação"	Vê avenças e euros por hora
Admin	Daniel	Sim	Sim	Sim	Sim
Supervisor	Nicole	Sim	Sim	Sim	Sim
Account manager	Ana, Pedro e Isa	Não	Não	Não	Só a avença dos seus clientes, na ficha de cada um, como hoje
Opcional, para depois: account manager com a própria carteira	a decidir	Só as horas dos seus clientes	Sim	Não	Não

Nada disto exige construção nova: o Daniel é admin, a Nicole é supervisora, e a plataforma já distingue esses dois papéis dos account managers. O nível opcional serve para cada account manager ver as horas da sua carteira sem ver dinheiro, se um dia fizer sentido. Foi pedido expressamente que, nesta fase, a Ana e o Pedro não tenham acesso a esta informação.

Outras métricas de gestão que proponho

a resposta ao pedido do email

O email pede sugestões de métricas. Estas dez saem todas de dados que a plataforma já tem, ou passa a ter com os relatórios. As quatro primeiras já estão na maqueta; as outras seis ficam para decidir na reunião.

Métrica	O que diz	Onde	Estado
Horas que a avença paga	Ao limiar escolhido, uma avença de 350 € paga 14 horas por mês; se gastámos 21, há 7 horas a mais. É a frase mais simples para explicar a um cliente porque a avença sobe.	Relatório 3, coluna nova	Já na maqueta
Comparação com a média da tipologia	"Este cliente consome 1,8 vezes a média das empresas." Responde a "este cliente dá muito trabalho?" com um número, em vez de uma impressão.	Relatório 1, por cliente	Já na maqueta
Variação face ao mês anterior	"Mais 1,5 horas do que em julho." Apanha os clientes cujo esforço está a crescer antes de ficarem vermelhos na rendibilidade.	Relatório 1, por cliente e na ficha do cliente	Já na maqueta
Concentração e cobertura	Os 10 maiores clientes levam 46% das horas; 8 clientes ativos sem tempo registado no mês. Mede a dependência de poucos clientes e apanha clientes esquecidos.	Relatório 1, por cliente	Já na maqueta
Pontualidade por cliente	Obrigações fechadas depois do prazo, por cliente. A plataforma já guarda os prazos e as datas de conclusão. Um cliente que entrega tarde custa horas e pressão: é argumento na revisão da avença.	Coluna no relatório 1 ou relatório próprio	Para decidir
Capacidade livre por consultor	Referência menos horas registadas, expressa em "clientes médios". Responde a "temos espaço para mais um cliente?", mas só quando a equipa registar o dia inteiro (pergunta 1).	Relatório 1	Para decidir
Margem por hora	Euros por hora menos um custo interno da hora que só o admin vê. Transforma rendibilidade em lucro por cliente. É informação sensível: decisão sua.	Relatório 3	Para decidir
Entradas e saídas de clientes	Relações abertas e encerradas no mês, a partir das datas que já existem na plataforma. Serve o resumo mensal por email.	Email mensal	Para decidir
Sazonalidade a 12 meses	Horas por consultor, mês a mês, ao longo de um ano (IRS na primavera, IES em julho). Só com um ano de registos, a partir de 2027.	Relatório 1	Para decidir
Horas por obrigação	Quanto custa, em média, uma declaração de IVA ou uma IES. Exige registar o tempo na obrigação e não só no cliente: é uma mudança de hábito, para mais tarde.	Registo de tempo	Para decidir

O resumo mensal por email e a ideia de a plataforma avisar sozinha quando falta informação (página "O que preciso da FA") também nasceram deste pedido, e estão explicados nas páginas respetivas.