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O que preciso da FA para os relatórios dizerem a verdade

Três pedidos à equipa. A plataforma já sabe fazer as contas, mas há informação que só a FA tem, e sem ela os relatórios ficam bonitos e vazios. Nada aqui depende de desenvolvimento: é preenchimento e decisão.

Avenças por preencher

116

37 empresas e 79 trabalhadores independentes

Tipos de tarefa a validar

lista fechada proposta, à espera da Nicole

Decisões do Daniel

o que a equipa passa a registar

Alvo

Outubro

revisão das avenças para 2027

Preencher as avenças que faltam

Sugerido: até 30 de setembro

O quê: Preencher o campo "Avença mensal" na ficha de cada cliente. São cerca de 116 valores: 37 empresas e 79 trabalhadores independentes. O campo já existe na plataforma desde julho e é editável por qualquer account manager, não é preciso esperar por nada.
Porquê: É a peça que falta para o relatório 3 existir. Hoje só 9 dos 125 clientes ativos têm valor de avença, por isso a rendibilidade mediria 9 clientes e não diria nada sobre a carteira. O IRS não entra: não tem avença mensal por desenho.
Quem: Cada account manager preenche os seus (a Ana, o Pedro e a Isa), com a Nicole a confirmar os casos duvidosos. Podem fazê-lo aos poucos: o relatório vai crescendo à medida que os valores entram.
Se não: Em outubro, a conversa das avenças de 2027 faz-se com 9 clientes medidos e o resto por sentimento, que é exatamente o que se está a tentar deixar para trás.

Validar a lista de tipos de tarefa e marcar quais estão na avença

Sugerido: até 18 de setembro

O quê: Confirmar a lista fechada abaixo (tirar, acrescentar ou renomear o que for preciso) e dizer, para cada tipo, se está dentro da avença ou se é trabalho que se cobra à parte. A tabela é editável nesta página: podem experimentar aqui na reunião e o export leva as vossas escolhas.
Porquê: Hoje a categoria do registo de tempo é texto livre e já tem 24 valores diferentes, alguns dos quais são nomes de clientes escritos à mão no campo "Outro". Sem uma lista fechada com esta marca, o relatório 2 não consegue separar o que está dentro do que está fora, e o "isto foi faturado?" não tem resposta.
Quem: A Nicole. É quem conhece a regra de negócio e quem já valida as outras listas da plataforma.
Nota: O texto livre não se perde: passa a viver na nota do registo, que continua a ser escrita à mão. O que muda é só a categoria, que passa a ser escolhida de uma lista.

#	Tipo de tarefa proposto	Exemplo do que cai aqui
1	Contabilidade	Lançamentos, conferências, fecho do mês
2	Fiscal	IVA, IES, IRC, Modelo 22, retenções
3	RH / Salários	Processamento, DMR, mapas de férias
4	Reunião com cliente	Reunião de acompanhamento ou de fecho
5	Declaração solicitada pelo cliente	Declaração para o banco, para o senhorio, para um concurso
6	Certidões e pedidos avulsos	Certidão de não dívida, pedidos ao portal das finanças
7	Apoio a financiamento ou candidaturas	Dossiê para a banca, candidatura a apoios
8	Expediente e correio	Recolha de documentos, correspondência, envios
9	Outro	O que não couber acima, com a explicação na nota

Clicar na coluna "Está na avença?" alterna entre Sim e Não. Serve para experimentar na reunião: nesta maqueta não grava nada, mas o export leva o que estiver no ecrã.

Decidir o que a equipa regista: o dia inteiro ou só tempo de cliente

Sugerido: decidir na reunião

O quê: Escolher uma de duas: (A) a equipa continua a registar só o tempo que gasta em clientes; (B) a equipa passa a registar o dia inteiro, incluindo trabalho interno (formação, reuniões internas, organização, apoio a colegas, tempo administrativo).
Porquê: É esta decisão que define o que o relatório 1 pode dizer. Hoje registam-se entre 17 e 131 horas por pessoa por mês, contra as 160 teóricas de um mês a 40 horas por semana. Com a opção A, a percentagem mede o hábito de registar e serve para comparar meses e pessoas entre si, mas não responde a "temos espaço para mais um cliente". Com a opção B, ao fim de dois ou três meses a percentagem passa a ser mesmo ocupação e responde à pergunta.
Quem: O Daniel, porque é uma mudança de hábito da equipa e não uma opção do software.
Consequência: Se ficar a opção A, o relatório continua a chamar-se "horas registadas em clientes" e mantém o aviso metodológico no ecrã, para ninguém ler 78% como se fosse ocupação. Se ficar a opção B, o aviso sai assim que houver dois meses completos de registo, e o relatório passa a chamar-se ocupação. A plataforma não muda nos dois casos: muda só o nome e o aviso.

Ideia para depois: a plataforma avisar sozinha

fase seguinte, não faz parte desta proposta

Estes três pedidos existem porque hoje sou eu que dou por eles e vos digo. A plataforma podia dar por eles sozinha e avisar quem tem de agir, sem ninguém ter de ir procurar. O quadro abaixo são verificações reais, com os números da plataforma de hoje.

Verificação	Hoje	Quem devia ser avisado
Clientes ativos sem avença preenchida	116	o gestor de conta de cada um
Clientes ativos sem obrigações configuradas	14	o gestor de conta de cada um
Registos sem NIF (fichas e membros de agregado)	17	o gestor de conta de cada um
Relações ativas sem responsável atribuído	3	Daniel e Nicole
Nomes de cliente repetidos (possível ficha duplicada)	2 fichas	Daniel e Nicole
Cliente novo criado sem avença	regra permanente	quem o criou
Estado "Outro" em uso sem categoria atribuída	0 hoje	Daniel e Nicole

Os números do IRS ficam de fora de propósito: 176 clientes de IRS não têm avença nem obrigações carregadas, mas isso é trabalho meu por fazer, não da equipa da FA. A deteção é feita por regras; a inteligência artificial decide o que vale a pena contar em cada semana e escreve o aviso em português, para não virar mais uma caixa de correio ignorada.

Resumo em uma linha Os pedidos 1 e 2 são trabalho da equipa da FA e podem começar hoje. O pedido 3 é uma decisão do Daniel e leva cinco minutos. Feitos os três, os relatórios entram em produção em setembro e em outubro já há dois meses de dados para a revisão das avenças.